HR-poster ledelse i en organisation eller virksomhed – føring af personale og arbejdsgang

Indholdet af artiklen

• Hvad er HR-administration
• Mål og mål
• Juridisk regulering
• Virksomhedens juridiske rammer
• HR-dokumenthåndtering i organisationen
• Bemandet i form af T-3
• Arbejdsskema
• Arbejdsaftale
• Personaleordrer
• Jobbeskrivelse
• Sådan organiseres kontorarbejde i personaletjenesten
• Personale menneskelige ressourcer
• Tiltrækning af HR-outsourcing-specialister
• Personale regnskab fra bunden trin for trin
• HR-krav
• Rettigheder og forpligtelser for personaleansvarlig
• HR-administration
• Søgning og registrering af personale
• Faser af ansættelse
• Personlige kort og dannelsen af ​​den personlige fil for medarbejderen
• HR Magasiner
• Opbevar arbejdsbøger
• Systematisering og opbevaring af dokumenter
• Elektroniske personalejournaler

Den generelle definition siger, at HR-ledelse er processen til behandling af papirarbejde til personale. Dette emne er relevant for både individuelle iværksættere og juridiske enheder. Papirarbejdet har strenge lovgivningsmæssige standarder, og de beskrevne regler skal tages i betragtning af alle ledere og menneskelige ressourceafdelinger i virksomhederne. Ved hjælp af HR-administration vil det være muligt at optimere personalestyringsprocessen, organisere arbejdet i hvert team og forenkle rapporteringsproceduren.

Hvad er HR-administration

Grundlæggende inden for HR-ledelse inkluderer hele processen med udarbejdelse af papirer, deres færdiggørelse, rapportering om personale, der arbejder i virksomheden. Hver offentliggjorte har en juridisk styrke, inklusive dem, der er dannet på grundlag af ansøgerens ansøgning. Personaleproduktion beskæftiger sig ofte med personaleproduktion, hvis funktioner er sådant personale:

• lønningsliste;
• registrering af ferie, sygefravær;
• udarbejdelse af certifikater.

Mål og mål

Målene for denne personaleafdeling er:

Juridisk regulering

Personalearbejdet reguleres af en række lovgivningsmæssige love, ordrer og et sæt regler på regionalt eller statligt niveau. Manglende overholdelse af kravene, der er specificeret i de lovgivningsmæssige rammer, er en overtrædelse. De vigtigste lovgivningsmæssige retsakter for personaleproduktion:

• statlig regulering af arbejdsbøger (2003);
• reglerne for kontoradministration og dokumenthåndtering fra 2009;
• føderal papirarbejdsmanual til ansatte;
• generelle krav godkendt efter ordre fra ministerier.

Virksomhedens juridiske rammer

På hver virksomhed bruges en række dokumentation, der regulerer alt personals arbejde. Bevægelse af dokumenter og forberedelse heraf udføres i henhold til instruktionerne og de lovgivningsmæssige rammer, der er beskrevet ovenfor. Virksomhedens juridiske ramme er opdelt i fem nøglekategorier, der reguleres af virksomhedens interne ordrer:

• selskab charter;
• arbejdsskema;
• standarder til beskyttelse af personoplysninger;
• arbejdsbeskyttelse (reguleret af føderalt arkivdekret);
• personalets arbejdsplan (og bemandingsdokumenter).

HR-dokumenthåndtering i organisationen

Forenede værdipapireregnskabssystemer i virksomheder er opdelt i tre hovedkategorier, herunder interne regler, bemanding og regler om vederlag. Den første kategori inkluderer omsætningen af ​​værdipapirer på ferieplanen og udfylder dokumenter om arbejdsplanen. Andet afsnit er mere globalt og indeholder en bestemmelse om udarbejdelse af kontrakter og papirer regnskabspraksis. Forordningen om vederlag for arbejdskraft regulerer alle spørgsmål vedrørende betaling af løn, bonus, sygefravær, orlov og efterløn ved afskedigelse.

Bemandet i form af T-3

Bemandet i form af T-3 er en enkelt type papir, der beskriver hele strukturen for personalet i virksomheden eller virksomheden. Kolonnerne indeholder data om det fulde navn, medarbejders position, den enhed, hvor han er anført. I henhold til normative og lovgivningsmæssige normer foreskrives en specialists officielle løn der. Enhver ændring i registreringsprocessen skal foreskrives af regnskabsafdelingen i denne bemandingstabel i henhold til formular T3. Instruktioner til udfyldning indeholder altid anbefalinger til hver kolonne. I alt inkluderer dokumentet 5 informationspunkter.

Arbejdsskema

En arbejdsplan er et dokument, der godkender en specialist’s daglige rutine. Arbejdsprocessen styres af hovedplanen. Det inkluderer genstande om behovet for at gennemføre en inspektion i henhold til den nuværende lovgivning, om frokost og pauser, om rapportering. I nogle virksomheder kræver kontorist en rapport hver uge eller måned (dokumentet skal bekræftes af underskrifterne fra medarbejderen og forretningsføreren efter verifikation). Planen, tidsplanen udformes for den fremtidige arbejdsperiode. Medarbejderes tidsporing.

Arbejdsaftale

En ansættelsesaftale er et civil type dokument, der udarbejdes mellem en fremtidig medarbejder og en arbejdsgiver. Typiske formularer for denne type dokumenter antages ikke, og aftalen udfyldes i en gratis form, der angiver kvalifikationer (stillinger) og arbejdsperiode. Der skrives også det nødvendige resultat. I henhold til lovlige standarder ligner denne type dokumenter meget som et kontraktdokument, da det foreskriver det endelige resultat af arbejdet og ikke dets struktur. For afskedigelse af medarbejdere er det kun nødvendigt at færdigbehandle inden kontraktens udløb.

Personaleordrer

Genindførelse af medarbejdere i stillingen, ansættelse af specialister udføres i henhold til personalekommandoer. Denne type dokumenter foreskriver udnævnelse af personale til stillingen og andre bevægelser af specialister i afdelinger. I udviklingen af ​​instruktioner og ordrer deltager medarbejdere i personaleafdelingen og ledende medarbejdere. Lokale beslutninger træffes af virksomhedsledere / administratorer. Ordrer har en enkelt form, det er fastlagt af lovgivningsmæssige rammer. Efter papirets holdbarhed skal være i regnskabsafdelingen eller i personaleafdelingen i op til fem år eller mere (afhængigt af ordretypen).

Jobbeskrivelse

Jobbeskrivelser – dette er et dokument, der foreskriver parternes ansvar (medarbejder og arbejdsgiver), og som også indeholder oplysninger om instruktionerne og ansvaret for en bestemt specialist i den stilling, han har. De bekræftes af organisationens segl og den ansvarlige persons underskrift. Dette dokument kræver tre eksemplarer. Den ene forbliver i personaleafdelingen, den anden hos eksekutoren og den tredje hos manager eller administrator af en bestemt afdeling. Formålet med denne ordre er at optimere personalestyringsprocesser i virksomheden.

Sådan organiseres kontorarbejde i personaletjenesten

Korrekt udførelse af personalejournalstyring indebærer et højt ansvarsniveau. Medarbejdere i personaleafdelingen skal sikre sig, at underskrivelsesdatoen svarer til de faktiske. Du kan overføre vedligeholdelse af arbejdsbøger og andre personaldokumenter til outsourcing-virksomheder. HR-officerer:

• at oprette en arbejdsplan, regnskabsdokumentation relateret til ferier;
• udarbejde dokumenter til arbejdsbeskyttelse (krævet for statslige organer);
• forberede og skrive ordrer;
• lønningslister og kontrolpræmiebetalinger.

Personale menneskelige ressourcer

Bemandningstjenesten udføres, når al bogføring og al godkendelse kun udføres af ansat personale fra personaleafdelingen. Denne papirform er relevant for virksomheder og virksomheder med personale fra 20-30 personer. Statlige standarder kræver streng overholdelse af formen af ​​alle ordrer og andre krav, ellers kan en juridisk enhed få en bøde. I servicesektoren, hvor op til 30 personer er registreret hos en juridisk enhed, er det mere rentabelt at bruge tjenester fra outsourcingvirksomheder.

Tiltrækning af HR-outsourcing-specialister

Tiltrækning af specialister fra et outsourcingfirma til personalearbejde vil spare penge og reducere det samlede antal ansatte. Uafhængige eksperter udfører hele mængden af ​​nødvendigt arbejde med udarbejdelse af ordrer, tidsplaner. De fører en særlig dagbog og regulerer arbejdet for hver specialist i virksomheden. Outsourcing af personalestyring er præget af, at den juridiske enhed ikke har sin egen personaleafdeling, og overlader denne opgave til et separat team mod moderat gebyr.

Personale regnskab fra bunden trin for trin

For at føre journaler over personaleafdelingsdokumenter er der behov for kontorudstyr og et kontor. Det er vigtigt at have en stærk pengeskab. Ordren skal udpege lederen af ​​dokumentstyringssystemet. Derefter dannes interne handlinger. For hver medarbejder i virksomheden er det nødvendigt at have en separat mappe, hvor hans arbejdsbog gemmes. Personalepapir kræver, at denne dokumentation bevares i hele specialistperioden. Gennem hele afdelingens aktiviteter indføres oplysninger i bøger, ordrer udarbejdes.

HR-krav

HR-ledelse er en relativt kompleks proces, der kræver visse teoretiske, praktiske færdigheder. De lovgivningsmæssige rammer for denne position indeholder en liste over betingelser, under hvilke en specialist kan besætte denne stilling. Uddannelsesinstitutioner adskiller ikke en separat profil som ledelse af personalejournaler. Til aktiviteter i personaleafdelingen er egnede ledere, administratorer. Så arbejdsgivere udnævnes personer med en juridisk uddannelse, til beskyttelse af information eller til dokumenthåndtering.

Rettigheder og forpligtelser for personaleansvarlig

Sådanne embedsmænds første forpligtelse er at kende de juridiske rammer og overholde etablerede regnskabsregler. Ovenfor blev nævnt artikler, føderale love, der skulle følges, når der udføres personaleregisteradministration. Personaleansvarlig har ret til at modtage information fra medarbejdere, se personlige mapper, se regnskabsbogen (løn). Autoriteten for specialister på dette område inkluderer underskrift af underskrifter, samarbejde med arbejdsgivere for at forbedre personalets præstation.

HR-administration

I dag udføres personaleadministration både skriftligt og i digitalt format. Dokumentationen underskrives personligt af autoriserede medarbejdere. Til vedligeholdelse af dokumentation bruges statsstandarder, der forener alle skabeloner og formularer. Det er nødvendigt at tage højde for normerne for GOST R 6.30-2003 og GOST R 7.0.8-2013. Vigtige papirer opbevares i specielle mapper eller metal pengeskabe. Afhængigt af virksomhedens omfang og omfang skal specialister overholde forskellige krav til rapporteringshyppigheden.

Søgning og registrering af personale

Først skal du, inden du registrerer medarbejdere, finde specialiseret personale, der opfylder strenge kriterier (de skal være relateret til arbejdsdetaljerne). For at gøre dette skal du bruge specialiserede bureauer, agenturer, jobsøgningssider, arbejdsudveksling eller private annoncer i aviser, i medierne, på websteder. Derefter udarbejdes obligatoriske personaldokumenter, udførelse gennemføres, en ansættelseskontrakt eller en kontrakt underskrives.

Faser af ansættelse

Procedurerne for at registrere personer til en stilling begynder med at indtaste data om den jobsøgende i en særlig dagbog. Timeskemaet registrerer oplysninger om erfaring, arbejdserfaring, tidligere holdte positioner. Efter godkendelse foretages en ordre om at udpege en person til en bestemt stilling. Den sidste fase er dannelsen af ​​en personlig mappe, sammensætningen af ​​forretninger i virksomheden, afdeling. Kontrakten indeholder oplysninger om opgaver, løn ved stillingen.

Personlige kort og dannelsen af ​​den personlige fil for medarbejderen

Typer af personaldokumenter inkluderer en medarbejders personlige kort. Den indeholder alle oplysninger om ægteskabelig status, fuldt navn, et foto limes også der, og fødselsdato registreres. Alt dette gøres af arbejdsgivere for at danne en datapakke om hvert medlem af virksomhedens personale. I henhold til loven kan disse data ikke overføres til tredjepart. Mapper, skabe eller endda metalskabe bruges til at udføre personlige filer (afhængigt af udstyrets niveau på virksomhedens kontor).

HR Magasiner

Papirtrykt produkter hjælper med at systematisere rapportering, forenkle arbejdsgangen. Dokumentation i form af papirarbejde tidsskrifter inkluderer følgende typer:

• om kontrol med dokumenter, papirer, der leveres til virksomheden eller virksomheden;
• om kontrol over tid, perioder med forretningsrejser;
• at kontrollere eventuelle noter, udsagn;
• arbejdsrekord.

Opbevar arbejdsbøger

Personalegistrering forpligter specialister til at føre journal over arbejdsbogen. Alle poster føres, hvis personen i virksomheden officielt er registreret. En medarbejder modtager en arbejdsbog ved afskedigelse. Denne dokumentation registrerer alle ændringer vedrørende position, priser. Uddannelse i HR-administration fra bunden indeholder obligatoriske punkter om korrektheden af ​​registrering af arbejdsbøger. Eventuelle fejl rettes af medarbejderne. Hvis de findes, kan specialister sigtes for en administrativ overtrædelse.

Systematisering og opbevaring af dokumenter

Der er oprettet separate lovgivningsmæssige normer til revision og opbevaring af dokumenter. Det er vigtigt at nævne artikel 17 i den føderale lov om arkivering. Det præciserer behovet for ledelse af virksomheder og virksomheder til at tage sig af bevarelsen af ​​arkivdokumentation i den rette periode. Opbevaringsperioden er foreskrevet ved lov og er i overensstemmelse med statslige standarder. For at sikre integriteten af ​​papirdokumentation bruges ildfast pengeskabe og skabe.

Om nødvendigt overføres dataene fra dokumenterne til Den Russiske Føderations statsstatistiske udvalg. Automatisering, digitalisering af papircirkulation er en af ​​de primære retninger for at optimere processen med at styre statens arbejde. I dag er det meste af rapporteringen ikke i papirform. Dette aflaster ikke virksomhedsledernes, lederes pligter med at vedligeholde arkivet i et, tre, fem eller flere år..

Elektroniske personalejournaler

Ved brug af elektroniske personalejournaler er det vigtigt at overholde dokumentsikkerhedsbetingelser og reducere adgangen til arkivet i kraft af loven om beskyttelse af personoplysninger. Elektronisk journalføring har flere fordele:

1. hurtig adgang til dokumenter;
2. adgangskodebeskyttelse af filer;
3. ikke nødvendigt at købe pengeskabe for at bevare papir;
4. pladsbesparelse i en kontorbygning – 10 tusind dokumenter eller mere kan gemmes på en harddisk;
5. tidsbesparelse – tegn, du kan finde ethvert dokument på 1-2 minutter i harddiskarkivet på din computer.